La Correspondance Administrative

La correspondance administrative et conventionnelle

        Ce type de correspondance met en relation une personne à une administration quelconque. Les lettres qui entrent dans ce cadre doivent être courtes et efficaces parce que leur but essentiel consiste à donner au destinataire une idée aussi précise que possible de l'objet.

  

         Les lettres administratives obeissent à une structure précise : Lieu et date, coordonnées du destinateur; coordonnées du destinataire, objet, formule d'appel, texte, formule de congé, signature. Elle doivent être rédigées sur un papier de format A4 (21/29,5cm).

  

         Parmi les lettres les plus connues, on peut citer la demande d'emploi, Le curriculum vitae (CV) et la lettre de réclamation.

  

1- La demande d'emploi :

      Appelée aussi lettre de motivation, ce type de correspondance vise à convaincre le destinataire. Pour ce faire, on doit énumérer ses compétences et les exposer dans un style très soigné. La demande d'emploi se caractérise par des formules toutes faites comme "Monsieur ou Madame, Veuillez agréer l'expression de ma plus haute considération,..."

  

2- Le CV :

      Dans ce document qui signifie "course de la vie", on signale son nom, son prénom, sa date et son lieu de naissance, ses études, ses diplômes, ses stages, sa formation professionnelle, les langues maîtrisées, etc. Ce type de correspondance qu'on joint généralement à une demande d'emploi, est souvent accompagné d'une photoghraphie récente du candidat.

    

      Il existe plusieurs types de CV, mais leur structure est presque la même. Ils doivent être rédigés avec rigueur et soihneusement présentés. Les recruteurs auxquels ils sont adressés se basent sur la qualité des informations qu'ils contiennent pour prendre leur décisions.

  

3- La lettre de réclamation :

  

      Elle consiste à demander quelque chose au destinataire avec insistance. Pour atteindre son but, cette lettre doit être brève et comportant des indications claires sur le sujet de la réclamation. Sa structure est la même que celle de la demande d'emploi, mais elle diffère de celle-ci par la nature de son objet.

Structure de la demande d'emploi

  

Lieu et date      

  

Nom, prénom

et adresse de l'émetteur

Coordonnées du destinataire

  

  

  

Objet : demande d'emploi ou de recrutement

Formule d'appel,

texte

Formule de congé

signature    

Structure de la lettre de réclamation 

Lieu et date   

Nom, prénom

et adresse de l'émetteur

coordonnées du destinataire 

Objet :.................................................

Formule d'appel,

Texte

Formule de congé

signature        

Structure du CV 

Photographie

Nom, prénom et

adresse du candidat

Spécialité

Compétences

...................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

Formation

..................................................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................................................

Stages effectués

...................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

Langues maîtrisées

...................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

Autres

....................................................................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................................

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Exercices Lettre amicale

Unité de Lecture -Exercices-

Exercices

EXEMPLE DE LA LETTRE AMICALE

Consigne:   Vous êtes allé(e)s en vacances avec la famille en été.  Et maintenant, il faut que vous écriviez une lettre amicale à votre meilleur(e) ami(e) pour vous excuser.  Vous expliquez pourquoi ça fait si longtemps... Utilisez une variété de vocabulaire et de grammaire (surtout le passé composé).

EXEMPLE

Khadija A………….  Ruelle des Amis 222 U.S.A. - 32751 Maitland                                                                    Maitland, le 28 janvier 2001                Chère Christine, Enfin, j’ai le temps de t’écrire parce que je suis rentrée des vacances hier...  or Je suis désolée de ne pas t’avoir téléphoné, mais je suis rentrée des vacances  aujourd’hui...Cet été, j’ai fait du ski nautique au Lac Genève! Il faisait très beau.  Nous étions en groupe et nous avions un guide de sports aquatiques avec nous.   Heureusement, je suis tombée  seulement une fois devant ma famille et des amis.  Tu peux imaginer ma honte devant un beau garçon !   Mais  nous étions en sécurité, dans le bateau.  Malheureusement, mon frère s’est cassé   la jambe et on a dû aller à l’hôpital.  Le soir, après l’hôpital, j’étais complètement crevée et donc, je me suis couchée très tôt ! Après deux jours, je me suis promenée en ville, et j’ai fait les magasins avec ma mère.   Cette nuit-là, moi et ma mère avons mangé au restaurant suisse et nous avons pris   de la fondue qui était délicieuse !!! J’espère que tu t’es bien amusé(e) !  Pourtant, pourquoi ne m’as-tu pas téléphoné ou écrit ?   J’imagine que tu te sois bien amusé(e) si tu n’avais pas le temps de m’écrire, alors !  Ça me ferait beaucoup de plaisir si tu venais me voir pendant le week-end.  Nous pourrions aller au cinéma, si tu veux! Aussi, nous pourrions montrer nos belles photos des vacances que nous avons faites.                                                                      Je t’embrasse.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Khadija  Consignes importantes: 1. Nom et adresse en haut à gauche 2. Lieu et date en haut à droite 3. Virgule après le lieu 4. Le jour ne prend pas de point 5. Commencez le texte avec une majuscule 6. Prenez contact avec votre correspondant 7. Sautez une ligne pour marquer un paragraphe 8. Formules de politesse, relation amicale 9. Signature en bas au milieu                                           EXERCICE D'APPLICATION 1

TEXTE:

Tokyo, le 12 juillet 1944,

Maman chérie

       Je suis arrivé sain et sauf. Depuis si longtemps que nous ne étions vus, j'ai été bien heureux de passer ces quelques jours avec toi. Je voudrais qu'il y ait souvent des alertes.

      Mais quand je suis rentré ici, M. Kawada s'est moqué de moi. Je lui ai expliqué que ce n'est pas parce que j'ai eu la frouesse que je suis allé à Suwa, mais parce que tu es inquiète, lorsque nous sommes loin les uns des autres au moment des alertes.

     Quand je suis retourné au collège, j'ai été stupéfait de voir combien on avait avancé pendant mes quatre jours d'absence. Je ne m'y retrouve plus, ni en anglais, ni en maths. A l'école primaire, on pouvait manquer bien des classes sans que cela fasse grand-chose, mais comme c'est différent au lycée ! Pourtant, je rattraperai les autre, ne t'en fais pas.

    Il me semble que de te revoir m'ait donné du courage. J'ai été étonné de voir combien Yûzô et Shirô ont grandi. Et Kinji est devenu un petit homme, depuis que je ne suis plus là. [...]

   A la plus chérie des mamans.

                                                                                                                    Ichirô 

 

d'après Isoko et Ichirô Hatano, L'Enfant d'Hiroshima, Ed. du Temps.

Questions de compréhension:
1. Relève deux éléments qui montrent qu'il s'agit d'une lettre.
2. Qui en est l'expéditeur ? ( la personne qui a écrit la lettre). Qui en est la destinataire ? ( la personne qui a reçu la lettre).
3. Quelle relation familiale les unit ?
4. Quelles formules d'appel et de clôture l'expéditeur a-t-il employées ?
5. Qu'est-ce qui justifie l'emploi des ces formules?
6. Quelles sont les informations apportées par cette lettre ?
7. Différents sentiments sont exprimés par Ichirô dans cette lettre. Relève-les.
8. Pourquoi Ichirô voudrait-il qu'il y ait souvent des alertes?
9. Quels sont le lieu et la date d'émission de cette lettre?
10. Quelles autres indications de lieu et de temps contient la lettre?
11. Relève, dans cette lettre, les éléments caractéristiques de la correspondance personnelle.

 

EXERCICES D'APPLICATION 2

EXERCICE 1 :

• Complète la lettre suivante à partir de la liste de mots proposés : ( pense - raconterai - mot - Fatima - Imouzer - écrirai - envoie - embrasse - vendredi ).

               Ma chère Zahira,
                                                                                                                                                                                               ........................., le 11 juillet 2005
      Je t'............... ce petit ................. d'Imouzer. Je suis partie de Casablanca ...................... à 14 h 30 et je suis arrivée à 22 h 40. Je ne suis pas allée vite ! Il y avait beaucoup d'embouteillages ; tout le monde parait en vacances ! J'ai fait escale à Meknès où je me suis reposée un peu, avant de reprendre la route.
      Ici, je suis très bien. Je suis contente de l'endroit où je réside. J'ai une très belle chambre. La nature est belle. Aujourd'hui, je me suis levée tôt ; j'ai sommeil. La prochaine fois, je t'.................... plus longuement et je te.................. avec plus de détails mes journées.
      Je................... à toi et je t'..................

• Distingue les différentes parties qui la constituent.

EXERCICE 2 :
1. Relie les termes de la colonne A à leurs définitions respectives de la colonne B.

A	B
1.La correspondance.	a.Endroit d'où vient un courrier
2.Le courrier	b.Personne avec qui l'on entretient des relation épistolaires
3.L'affranchissement.	c.Personne à qui s'adresse un courrier.
4.Le destinataire.	d.Relation par écrit entre deux personnes au moins; échange de lettres.
5.L'expéditeur.	e.Ensemble des letrres, dépêches, journaux envoyés ou à envoyer.
6.La destination de la lettre.	f.Un courrier électronique.
7.La provenance de la lettre.	g.Personne qui envoie un courrier
8.Un message e-mail (abréviation anglaise de electronic mail) ou mel (contraction de messagerie électronique)	h.Acquittement préalable des frais de port par apposition d'un timbre.
9.Un(e) correspondant (e)	i.Lieu où une lettre est adressée.

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La Correspondance personnelle

Unité de Lecture

Leçon : 1

LA CORRESPONDANCE PERSONNELLE

LA LETTRE AMICALE / PERSONNELLE

Gros plan sur la lettre

● La lettre est un texte écrit par un rédacteur (destinateur) et destiné à un récepteur (destinataire).
● Elle implique une situation de communication: Qui écrit ? À qui ? Où ? Quand ?
● Elle comporte un objet ou l’intention de celui qui écrit.
● Elle sous-entend un dialogue  entre deux personnages même s’ils sont dans deux lieux différents.
● Elle exige une présentation et une mise en page particulières: la date, l’en-tête, la formule de politesse, la signature, les alinéas,les majuscules, la ponctuation.
● Le choix de l’objet, la situation du destinateur et celle du destinataire jouent un rôle dans la précision de la nature du message écrit dans une lettre.

Les indices textuels propres à une lettre

● On utilise le pronom je pour le destinateur et les pronoms tu ou vous pour le destinataire.
● On emploie des formules de politesse avant la signature dans le cas d’une lettre officielle (d’information, de remerciements, de demande, de présentation).
● On appelle le destinataire par son prénom (lettre familiale).
● On emploie des expressions familières comme cher ami, salut (lettre amicale).
● On parle de sa vie personnelle si l’intention est de se confier à un autre.
● On écrit la lettre à la main (lettre ordinaire).
● On choisit un vocabulaire adéquat à la situation et au destinataire.
N.B :  On utilise l’ordinateur pour écrire la lettre (lettre officielle : administrative ou commerciale).

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